見積提出期限について

お客様に「今日中に見積りを出してほしい」と言われた場合、
今日中という言葉には2種類の解釈があります。

ひとつは「定時までに（夕方5時とか6時までに）」
もうひとつは「日付が変わるまでに（午前0時までに）」

「普通は定時までに」を意味しますが、
見積りボリュームが非常に多く今日中の見積提出は無理がある。
しかし本日中に見積が必要なのでお願いします。と客先が無理を認識している場合は
日付が変わるまでに。という事もある様です。

ですから、今日中と言われたら具体的に
「何日の何時までに」見積書を提出すれば良いか確認した方が良いと思います。

忘れそうなものは目に入る場所に置く

ビジネスマンは日々たくさんの仕事に立ち向かわなければいけません。
しかも、Ａという仕事をしていたらＢという仕事が割り込んできて、Ａという仕事を中断してＢという仕事をしてＡという仕事の続きをやる・・・その間にＣという仕事が割り込んできて・・・

と、仕事を断片的に切り替えて進めたり、時には平行して行う必要もあります。
Ａ〜Ｃくらいまでの仕事であれば頭の中で整理がつくと思いますが、
Ａ〜Ｚくらいまでの仕事を行わないといけない場合、きっと普通の人であれば何かの仕事が欠落してしまうでしょう。

たくさんの仕事を欠落せずきっちりこなすには、

・備忘録（ＴＯＤＯリスト）をつける
・行う仕事を付箋に書いてパソコンのモニタあたりに貼っておく
・未処理と処理済の書類を決められたファイルや引き出しに仕分けしておく
・優秀なアシスタントに手伝ってもらう（笑）

などなど・・・
共通して言えるのが、
忘れて困る大事な事はいつでも目に見える場所に手がかりを残しておく
という事ですね。

仕事の忙しさ、必要となるスピード、自分のスタイルに合わせて工夫し仕事を忘れないで全てきっちりこなす人というのは、社内からも社外からも信頼されその信頼によって更に仕事が好調となっていくでしょう。

打ち合わせの主導権を握る

お客さんとの打ち合わせで大切なのは、こちらが伝えたい事を伝えて相手に納得して頂く事。

ですが、お客が話の主導権を握ってしまい上からどんどん捲くし立てられると、こちらから伝えたい事が後手後手に回ってしまって説得力がなくなり、気がついたらお客に有利でこちらに不利な結末になっている事も少なくありません。
（例えば金額が変わらずで見積範囲だけ広げられたり、無理な値下げをさせられたり、出来そうもない事をやらないといけなくなったり・・など）

基本的にお客さんに、こちらが伝えたい事を納得した上で伝えるには話の主導権を握るのが一番スムーズにいく方法だったりします。

では、一体どうやって話の主導権を握るのでしょうか？
口達者な営業マンならすぐにでも出来る様な事でも、みんながみんな出来るとは限りません。
そこで誰でも具体的に主導権が握りやすくなる方法をご紹介します。

それは・・・

ホワイトボードを味方につけるという事です★

会議室や打ち合わせする場所には大抵の場合ホワイトボードがあるはず。
打ち合わせが始まってから初期の段階で、ホワイトボードを使って伝えたい事を絵や図にしてお客さんに提示するのです。

人間は耳からの情報より目からの情報の方が何十倍も情報量が多く、
同じ内容のものでも耳からより目から脳へ情報を伝えた方が何倍も伝わるのです。
つまり、話だけではイマイチ伝わりにくいものが図解する事で内容を噛み砕き伝わりやすくなる上に、
打ち合わせ履歴も同時に残せるので一石二鳥。

大切な打ち合わせの時には是非ホワイトボードを１２０％活用しましょう♪

１００％の力で仕事を出してはいけない

何事にも常に全力で挑む。
というのは、すばらしい事です。

ですが仕事を全力でやってはいけません。
体を使う仕事は特にです。
なぜなら、１００％の力で仕事を行うと仕事に余裕がなくなるからです。
余裕がなくなるとミスが起きやすくなります。

例えば運送業者の人が仕事をする場合を考えてみましょう。
ある人は６０ｋｇの荷物を持ち上げるだけの能力があるとします。
その人は６０ｋｇの荷物を運び続けていると、疲労で能力が低下します。
また、体調不良や悩み事やメンタル面で弱っている場合でもその能力が低下します。
そしていつの間にか１００％の力を出しても５０ｋｇくらいしか持ち上げられない。
そんな瞬間が来るのです。
５０ｋｇしか持ち上げられない状態でも、気持ちは６０ｋｇを持ち上げようとします。
そこでオーバーワークになり、荷物を落として壊してしまったりするのです。

６０ｋｇの荷物を持ち上げられる能力のある人は、普段４０ｋｇ〜５０ｋｇを持ち上げる
という位の仕事を継続して行う方がミスが起こりにくく、
トータル的にたくさんの仕事がこなせる訳です。

でも、もっともっと仕事のスキルアップをしたい。
もっともっと頑張りたい。という前向きな人は、
仕事の本番で６０ｋｇを持ち上げようとするのではなく、仕事以外のところで努力して７０ｋｇまで持ち上げられるようにする。
そして仕事では５０ｋｇ〜６０ｋｇの荷物を持ち上げるという意識で望む。
それが仕事でミスをせず自分自身も成長していく着実な方法だと思いますよ★

失敗は仕事量を３倍以上にする

今日のお昼に牛丼屋さんへ行ってカレーを食べました。
（カレーを食べた事には何の意味もありませんが（笑））
そこで見ていた光景についてお話します。


そこのお店は人もまばらで忙しくないはずなのに、なぜか店員はものすごく忙しそう。
そして、あるお客さんが牛丼のサラダセットを注文しました。
しばらくして出てきたのは何故か牛丼の単品。

当然、お客さんは「注文したやつと違うよ」と言ってました。
店員は慌ててお客さんに出した単品の牛丼を厨房に引き下げ、そしてしばらくして牛丼とサラダのセットがお客さんの目の前に出てきたのですが・・・

ここで、お客さんの注文を間違いなく提供した場合と上記の様に１度間違えて提供した場合の手間を考えてみましょう。


【１度間違えて牛丼を提供した場合の手間】
・店員が厨房からお客さんまで牛丼を運ぶ
・厨房に戻る
・お客さんに間違いを指摘されて、またお客さんの前に行く
・間違えて提供した牛丼を厨房へ持って行く
・正しい牛丼をお客さんまで運ぶ
・お客さんに謝る
・間違った牛丼を処分する
・厨房に戻る
合計８ステップ

【間違わずに牛丼を提供した場合の手間】
・店員が厨房からお客さんまで牛丼を運ぶ
・厨房に戻る
合計２ステップ


しかも、厨房からお客さんの所まで１０ｍとすると、
間違えた場合は・・・・・・６０ｍ移動しています。
間違えなかった場合は・・・２０ｍ移動しています。
移動距離だけで３倍。
そして牛丼１杯が廃棄されるので、その分の損失。
お客がクレーマーだった場合はお店の評判も落ち、説教を受けてる間は余計な時間を費やす事となります。
実に３倍以上の仕事量とリスク★

たった一瞬の確認不足、簡単なミスが大きな時間と労力の浪費につながる事がお分かりでしょう。
忙しい忙しいと言っているあの人って、実は大した仕事をしてないのかもしれませんよ（笑）

目的に向けて起承転結のストーリーを考える

誰かと会話をする時、
自分の思った通りの結果を導き出すために
必ず事前にストーリーを作ってから話を始めましょう。

たとえば、商品Ａを販売する営業マンの場合
下記の様なストーリーを考えてみては如何ですか？

１、アポイントをとって訪問を行う
２、商品ＡのＰＲを行う
３、お客の反応は・・・・
　　　　４、買う気満々　→　１３へ
　　　　５、買う気はあまりない　→　６へ
６、何故買う気がないのか？
　　　　７、値段が高いから　→　１０へ
　　　　８、品質が気に食わないから　→　１１へ
　　　　９、営業の態度が悪いから　→１２へ
１０、値引きをする　→　１３へ
１１、更に品質の良い製品を進める　→　６へ
１２、出直す　→　１へ
１３、無事契約成立

あまりにも安直な例ですが、
もっと細かい場面設定と選択肢を事前に準備し
お客との商談に活用すると、より話がスムーズに進み
契約を取れる確率もアップするというものです。

なぜその仕事が必要かを理解する必要がある

お客様から以前提出した見積書を再発行して欲しいとの依頼がありました。
言われた通りに見積書を再発行して提出を行ったところ
次の日に同じお客から再度連絡がありました。

「見積有効期限が切れていたから再発行してもらったのに、
　この日付、前の見積りと全く同じじゃないですか！
　今日の日付に変更して見積書を再発行してくださいっ！！」

ご指摘を受けてから見積りを再発行したのですが、
結果的には１度で済む事を、お客から連絡受けて、見積作成して、見積提出してと、２度も同じ様な無駄な作業をする羽目になった上にお客には手際が悪く対応が遅いという悪い印象を与えてしまうという事となった訳です。

お客から見積再発行の依頼があった時に
なぜお客は見積書を再発行して欲しいのだろう？

理由１：前の見積書が紛失したから同じ見積書が欲しい
理由２：見積有効期限が切れたから最新の日付で見積書が欲しい
理由３：その他の理由。聞かないと分からないので聞いてみよう

という思考を働かせていれば無駄な時間も無駄な信用下落も
なかったのではないでしょうか。